Datenschutzhinweise

Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zur Plattform MediStein und zur Mitarbeiter-App MediStein KI Mobile.

1. Verantwortliche

Pflegedienste nutzen MediStein für Pflegedokumentation, Touren- und Dienstplanung, Personal, Fuhrpark und Abrechnung. Für die Daten, die dabei verarbeitet werden – über Klientinnen und Klienten ebenso wie über Mitarbeitende, auch in MediStein KI Mobile –, ist der jeweilige Pflegedienst verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Die MediStein GmbH betreibt die Plattform und verarbeitet diese Daten im Auftrag und nach Weisung des Pflegedienstes (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO). Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage Ihr Pflegedienst Daten verarbeitet, erfahren Sie dort.

Für den Betrieb und die Absicherung der Plattform – Server-Protokolle, Anmeldeprotokoll und Schutz vor Missbrauch (Abschnitte 3 bis 5) – ist verantwortlich:

2. Hosting

Plattform und Datenbank laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in der Europäischen Union. Die Verbindung zwischen Ihrem Browser bzw. MediStein KI Mobile und dem Server ist durchgehend per TLS verschlüsselt.

3. Server-Protokolle

Bei jeder Anfrage aus MediStein KI Mobile und bei jedem Aufruf der Web-Anwendung verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite sowie Browser- bzw. App-Kennung. Zweck sind die Bereitstellung der Plattform, ihre Stabilität und die Abwehr von Angriffen; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Anmeldung und Kontoschutz

Zum Schutz der Konten und der darin gespeicherten Gesundheitsdaten protokollieren wir jede Anmeldung im Web und in MediStein KI Mobile:

• E-Mail-Adresse bzw. Benutzername, Zeitpunkt, Ergebnis (erfolgreich oder Grund der Ablehnung) und Art der Anmeldung (Web oder MediStein KI Mobile),
• IP-Adresse sowie Browser, Betriebssystem und Gerätetyp,
• den ungefähren Standort aus der IP-Adresse (Land, Region, Stadt, Internetanbieter), den der Dienst ip-api.com ermittelt,
• nur bei der Anmeldung in der Web-Anwendung und nur, wenn Sie dem Browser den Standortzugriff dafür bereits erlaubt haben: den vom Browser gelieferten Standort, den der Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation in eine Anschrift umwandelt. MediStein KI Mobile übermittelt bei der Anmeldung keinen Standort.

Meldet sich jemand erfolgreich von einem bisher unbekannten Internetanschluss an, erhält die Kontoinhaberin bzw. der Kontoinhaber eine Sicherheitswarnung per E-Mail. Nach wiederholten Fehlversuchen werden Konto bzw. Internetanschluss vorübergehend gesperrt (siehe Hilfe). Für bestimmte Konten ist bei der Web-Anmeldung zusätzlich ein Sicherheitscode per E-Mail nötig. Passwörter speichern wir nur als kryptografischen Hashwert.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, unbefugte Zugriffe zu verhindern und aufzuklären (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 DSGVO). E-Mail-Adresse bzw. Benutzername und Passwort sind für die Anmeldung erforderlich; ohne sie ist keine Nutzung möglich.

5. Cookies und lokale Speicherung

Die Web-Anwendung setzt nur Cookies, die für den Dienst unbedingt erforderlich sind: für die Anmeldung (die Sitzung endet nach 30 Minuten ohne Aktivität), zum Schutz vor gefälschten Anfragen (CSRF) und für kurzzeitige Hinweise zwischen zwei Seiten. Ansichtseinstellungen und Zwischenstände einzelner Eingaben (z. B. in der Angebotsplanung) speichert der Browser lokal auf Ihrem Gerät. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.

MediStein KI Mobile speichert auf dem Gerät: bei aktivierter Option „Angemeldet bleiben“ einen Zugangsschlüssel (nicht das Passwort) verschlüsselt im iOS-Schlüsselbund bzw. Android Keystore sowie Ihre E-Mail-Adresse; außerdem App-Einstellungen und offline erfasste Check-ins und Fahrzeugübergaben bis zu ihrer Übertragung. Klientendaten liegen auf dem Gerät nur verschlüsselt und werden nicht in Geräte-Backups übernommen: Daten zur Anzeige ohne Netz werden spätestens nach 48 Stunden gelöscht, offline erfasste Pflegedokumentation, Fotos und Scans bis zu ihrer Übertragung gespeichert; nach einer Neuinstallation ist nichts davon mehr lesbar.

6. Mitarbeiter-App MediStein KI Mobile

Mit MediStein KI Mobile sehen Mitarbeitende des Pflegedienstes Tour- und Dienstplan, erfassen Check-in und Check-out bei Klientinnen und Klienten, ihre Arbeitszeit sowie Fahrzeugübernahmen und -rückgaben, stellen Anträge (z. B. Urlaub, freier Tag, Krankmeldung mit Bescheinigung) und erhalten Mitteilungen. Verantwortlich ist der Pflegedienst (Abschnitt 1). MediStein KI Mobile fragt die folgenden Berechtigungen einzeln über das Betriebssystem an; ohne sie stehen nur die jeweiligen Funktionen nicht zur Verfügung:

• Standort – nur während der Nutzung, keine Ortung im Hintergrund: beim Check-in und Check-out als Nachweis des Einsatzorts, im Foto der Übergabe am Schicht- bzw. Besuchsende, bei Fahrzeugübernahme und -rückgabe als Übergabeort, für den Fußweg zum Fahrzeug und zur Anzeige Ihrer Position auf der Fahrzeugkarte.
• Kamera und Fotos – Fahrzeugfotos bei Übernahme, Rückgabe und Schadensmeldung, Foto des Kilometerstands, Fotos bei der Übergabe am Schicht- bzw. Besuchsende, Scannen von Dokumenten für Anträge und Ihr Profilbild. Texterkennung und Dokumentenscanner arbeiten auf dem Gerät (Android: Google ML Kit, iOS: Apple Vision bzw. VisionKit); die Bilder werden dafür nicht an Google oder Apple übertragen, ML Kit meldet Google lediglich technische Nutzungsdaten der Funktion.
• NFC – Lesen der Klienten-Chips beim Check-in und Check-out; berechtigte Mitarbeitende können Chips auch beschreiben.
• Bluetooth – Entriegeln und Verriegeln des Fahrzeugs bei Übernahme und Rückgabe.
• Mitteilungen – Push-Mitteilungen, z. B. zu neuen oder geänderten Terminen (Abschnitt 10).
• Mikrofon – nur für den KI-Sprachassistenten (siehe unten), solange Sie nach dem Gedrückthalten von „Anfrage“ mit ihm sprechen; die App fragt erst nach Ihrer Einwilligung danach.
• Face ID, Touch ID bzw. Gerätecode – die App öffnet nach dem Start und nach einer Pause erst nach dieser Prüfung. Sie erfolgt ausschließlich auf dem Gerät; MediStein erhält keine biometrischen Daten.

Pflegedokumentation: Je nach Ihrer Rolle zeigt die App Daten der Klientinnen und Klienten, die Sie versorgen (z. B. Notfallblatt, Leistungen, Pflegeberichte, Vital- und Wundwerte), und Sie dokumentieren darin (z. B. Pflegebericht, Sturz, Schmerz, Vitalwerte, Wunde, Bestätigung der Leistungen). Zugriff besteht nur auf Klientinnen und Klienten mit eigenem Einsatz bzw. Dienst, Zugriffe werden protokolliert. Rechtsgrundlage ist die Pflegedokumentation des Pflegedienstes (Abschnitt 1, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO).

KI-Sprachassistent (freiwillig, nur mit Ihrer Einwilligung): Hat Ihr Pflegedienst den Sprachassistenten gebucht, können Sie Fragen zu Tour, Klienten, Verordnung, Medikation, Dienstplan oder Qualitätshandbuch per Sprache stellen. Dafür werden Ihre Sprache (Audio), der Gesprächsinhalt und die Daten, die der Assistent zur Antwort aus MediStein abruft – je nach Ihrer Rolle auch Gesundheitsdaten der von Ihnen versorgten Klientinnen und Klienten –, verschlüsselt an Google (Gemini API; Google Ireland Limited bzw. Google LLC) übermittelt und dort verarbeitet; eine Übermittlung in die USA ist möglich (Abschnitt 13). Die App fragt vor dem ersten Gespräch – noch vor der Freigabe des Mikrofons – nach Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne sie wird nichts an Google übermittelt, der Server lehnt das Gespräch ab, und alle anderen Funktionen bleiben unverändert. Sie können die Einwilligung jederzeit in der App unter Konto → Datenschutz widerrufen; der Widerruf gilt für alle künftigen Gespräche. Gespräche werden auf dem Server nicht aufgezeichnet; gespeichert werden Beginn, Dauer und Umfang für das Kontingent der Sprachminuten sowie Ihre Einwilligung bzw. Ihr Widerruf mit Zeitpunkt als Nachweis.

Diese Hinweise in der App: Nach der ersten Anmeldung – und erneut, wenn sich diese Hinweise wesentlich ändern – zeigt die App eine Zusammenfassung. Gespeichert werden Ihre Bestätigung, sie zur Kenntnis genommen zu haben, die Fassung des Textes, der Zeitpunkt und die App-Version.

Digitale Übergabe: Beim Abmelden vom Klienten hakt die Pflegekraft eine Checkliste ab, macht mindestens ein Foto mit der MediStein KI Mobile-Kamera (keine Galerie; Datum, Uhrzeit, Standort und Initialen des Klienten stehen im Bild) und hinterlässt einen Hinweis für die nächste Schicht. Die nächste Kraft bestätigt beim Anmelden die Übernahme oder meldet einen Mangel mit Foto; die abgebende Kraft und die Leitung werden benachrichtigt, die abgebende Kraft kann Stellung nehmen. Zweck ist die Qualität der Übergabe und die Sicherheit der Klientinnen und Klienten. Fotos ohne gemeldeten Mangel werden nach 90 Tagen gelöscht. Arbeitet eine Kraft für eine festgelegte Zeit unter Beobachtung (z. B. Einarbeitung), gehen ihre Übergaben zur Freigabe an eine verantwortliche Person; die Kraft sieht das in MediStein KI Mobile. Hinweise in einer anderen Sprache als Deutsch werden für die Dokumentation maschinell ins Deutsche übersetzt (Abschnitt 9), das Original bleibt gespeichert.

Check-ins werden mit einem Schlüssel signiert, den der Sicherheitschip des Geräts erzeugt und der das Gerät nie verlässt; gespeichert werden der öffentliche Schlüssel und eine Gerätebezeichnung. So ist nachweisbar, dass ein Check-in von einem freigegebenen Gerät stammt. MediStein KI Mobile enthält keine Werbung und keine Analyse- oder Tracking-Dienste.

7. Fahrzeugortung

Fahrzeuge des Pflegedienstes können mit GPS-Ortungsgeräten ausgestattet sein. Diese übermitteln Position und Fahrzeugstatus über den Dienst HiveMQ Cloud der HiveMQ GmbH (Landshut) an die Plattform; berechtigte Personen sehen die Fahrzeuge auf der Fahrzeugkarte im Web und in MediStein KI Mobile. Weil Fahrzeuge Mitarbeitenden zugeordnet sind, lässt dies Rückschlüsse auf deren Aufenthaltsort zu – verantwortlich ist der Pflegedienst. Positionsdaten werden nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 90 Tage) automatisch gelöscht.

8. Karten und Adressen

Karten, Adresssuche und Routen (Tourenplanung, Klientenadressen, Fahrzeugkarte) stellt Google Maps Platform bereit (Google Ireland Limited bzw. Google LLC). Beim Anzeigen einer Karte oder Eingeben einer Adresse werden Ihre IP-Adresse, der Kartenausschnitt bzw. die eingegebene Adresse an Google übertragen; den Fußweg zum Fahrzeug berechnet der Server über Google. In MediStein KI Mobile zeigt Android Karten von Google, iOS Karten von Apple (Apple Karten).

9. KI-Funktionen

Einzelne Funktionen nutzen modernste Sprachmodelle: das Auslesen hochgeladener Medikationspläne, der KI-Pflegemanager, die Auswertung von Versorgungsverträgen, der Einrichtungsassistent, der Support-Assistent im Hilfe-Chat und die Übersetzung von Checklisten und Hinweisen bei der Übergabe in MediStein KI Mobile. Sie laufen nur, wenn eine Nutzerin oder ein Nutzer sie startet. Dabei werden die für die jeweilige Aufgabe nötigen Inhalte – beim Medikationsplan auch Gesundheitsdaten – an den KI-Dienst übermittelt, den der Betreiber der Plattform eingestellt hat: Google (Gemini API), OpenAI oder Anthropic. Den KI-Sprachassistenten in MediStein KI Mobile beschreibt Abschnitt 6. Der Support-Assistent schwärzt E-Mail-Adressen, IBAN, Versicherten- und Telefonnummern vor dem Versand.

10. E-Mail, SMS und Push-Mitteilungen

E-Mails der Plattform – etwa Sicherheitscodes, Links und Codes zum Zurücksetzen des Passworts, Zugangsdaten für neue Konten und Sicherheitswarnungen – versenden wir über einen E-Mail-Versanddienstleister. Ist für einen Pflegedienst der SMS-Versand eingerichtet, können Zugangsdaten auch per SMS über seven.io (sms77 io GmbH, Kiel) zugestellt werden.

Für Push-Mitteilungen an MediStein KI Mobile (derzeit auf iPhone und iPad) speichert der Server eine Gerätekennung (Push-Token) zu Ihrem Konto. Zugestellt werden die Mitteilungen über den Apple Push Notification Service (Apple) und Firebase Cloud Messaging (Google). Mitteilungen lassen sich jederzeit in den Einstellungen des Geräts abschalten.

11. Abrechnung und Telematikinfrastruktur

Im Auftrag des Pflegedienstes übermittelt die Plattform Abrechnungsdaten an Kranken- und Pflegekassen bzw. deren Datenannahmestellen – elektronisch (Datenträgeraustausch) und über KIM, den Kommunikationsdienst der Telematikinfrastruktur. Dazu ist der Pflegedienst gesetzlich verpflichtet (§ 302 SGB V, § 105 SGB XI). Die KIM-Adressen der Kassen fragt die Plattform beim Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur (gematik GmbH) ab.

12. Schriften und Programmbibliotheken

Schriftarten, Symbole und Programmbibliotheken liefert die Plattform ausschließlich von ihren eigenen Servern aus. Beim Aufruf der Seiten werden dafür keine Daten an Schrift- oder Bibliotheksanbieter wie Google Fonts oder Content-Delivery-Netzwerke übertragen. Einziger externer Inhalt sind Karten (Abschnitt 8).

13. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Bei Apple, Google, OpenAI und Anthropic können Daten in die USA übermittelt werden. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Art. 45 DSGVO); im Übrigen stützt sich die Übermittlung auf EU-Standardvertragsklauseln in den Datenverarbeitungsbedingungen der Anbieter (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss.

14. Speicherdauer

• Inhalte des Pflegedienstes (Pflege-, Personal-, Abrechnungsdaten): nach Weisung des Pflegedienstes und den für ihn geltenden Aufbewahrungspflichten, z. B. zehn Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege (§ 147 AO).
• Fahrzeugpositionen: automatische Löschung nach der eingestellten Frist, standardmäßig 90 Tage.
• Server-Protokolle und Anmeldeprotokoll: solange sie zur Sicherung des Betriebs und zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich sind.
• Daten auf dem Gerät (MediStein KI Mobile): bis zur Abmeldung bzw. Deinstallation; ohne „Angemeldet bleiben“ endet die Anmeldung mit dem Beenden der App. Klientendaten zur Anzeige ohne Netz höchstens 48 Stunden, offline Erfasstes bis zur Übertragung.
• Einwilligungen und Bestätigungen aus der App: als Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO), auch nach einem Widerruf.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa den Standortzugriff in den Einstellungen Ihres Browsers oder Geräts.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Für Daten, die Ihr Pflegedienst in der Plattform verarbeitet, wenden Sie sich bitte an den Pflegedienst; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir dorthin weiter. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für die MediStein GmbH ist: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

16. Kontakt

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@medistein.de oder an MediStein GmbH, Bacherstraße 32, 81539 München.

Stand: Oktober 2026